Cool man, dat online samenwerken!

Hoewel online samenwerken in applicaties als Word veel mogelijkheden biedt, hoor ik ook regelmatig mensen verzuchten dat ze er zenuwachtig van worden, het lastig vinden, en het een vervelende ervaring vinden als anderen in hun teksten zaken aanpassen waar ze het niet mee eens zijn! Soms gaat dit gepaard met best wel heftige emoties.

En dat is zonde, herken je de emoties? Lees dan vooral verder, er volgt een aantal bruikbare tips om het samenwerken in Word fijner en productiever te maken!

‍

Google Wave

Ik kan me nog herinneren in de eerste groep van Google Wave gebruikers te zitten; het idee dat je samen, tegelijkertijd in hetzelfde document kon werken en dat je de letters van de ander dan zag verschijnen op je scherm terwijl die ander tikte, magisch!

Lastig

En toch snap ik ook welwaarom en hoe mensen dit samenwerken ingewikkeld vinden. Dat gaat vaak niet alleen om de ‘technische’ dingen, zoals online opslag, lokale opslag en app versus browser gebruik door elkaar heen (daarover in een latere post meer).

Het gaat dan vaak meer over het samenwerken zelf. Wat is het verschil tussen een review en samen schrijven? Kan iedereen zomaar mijn stuk aanpassen? Wat als ik het niet eens ben met aanpassingen die een ander doet? Als iemand een opmerking plaatst, wat moet ik er dan mee?

‍

‍

Emoties

Dit zijn zaken die vaak meer over de relatie of emotionele as heen gaan, en waar soms zelfs machtsverhoudingen een rol spelen. Het zijn problemen die ook zouden spelen als je met je collaborateurs in één ruimte zou zitten vermoed ik. Dit zijn de onderwerpen waar we in dit stukje naar kijken.

Laten we eerst wat zaken uit elkaar halen. We kunnen verschillende manieren van samenwerken gebruiken, afhankelijk van de relatie en dat wat je vraagt kun je:

1. Samen schrijven: hierbij lever je allebei input. Deze vorm werkt het best bij een gelijkwaardige relatie waarin er vertrouwen is.
2. Vragen om een review: hierbij heeft de ene partij geschreven en vraagt aan de andere partij om de tekst op de inhoud na te lopen. Dit kan zowel bij gelijkwaardigheid als bij een hiërarchische relatie nuttig zijn.
3. Vragen om een review (editing); hierbij heeft de ene partij geschreven en vraagt aan de andere partij om de tekst op tekstuele zaken na te lopen. Denk dan aan zaken als grammatica en spelling. Dit gaat dus niet over de inhoud.

Verschillende manieren van samenwerken

Daarnaast zijn er verschillende manieren om samen te werken, verschillende tools binnen de editor die je kunt inzetten:

1. De tekst ongemoeid laten en enkel commentaren toevoegen.
2. De tekst allebei aanpassen maar met track changes. Het resultaat is vaak dat één persoon penvoerder of eigenaar blijft.
3. Gewoon samen typen, tegelijkertijd de tekst aanpassen dus.

Elke samenwerkingsvorm kent zijn eigen nut en handigheid

‍

1. Heb je nog niets en wil je echt van de kracht van de groep gebruik maken, een soort virtuele tekst-versie van een Brown-paper sessie dus? Schrijf dan vooral samen aan een tekst.
2. Heb je één expert op de materie en wil je de groep gebruiken om te kijken of het verhaal volledig is en goed aansluit bij de toehoorders? Dan is samen schrijven met track changes of een review vragen door middel van commentaren een betere vorm.
3. Staat het verhaal op inhoud, ben je overtuigd dat de boodschap overkomt en wil je vooral even weten of -letterlijk- alle i’s een puntje hebben? Denk dan aan de twee editing opties.

En dan nu de tips

1. Denk goed na wat je vraagt van de persoon of personen die je betrekt.
2. Stel de vraag, inclusief de spelregels expliciet!
3. Als je met track changes wilt werken, zet die dan van tevoren aan en geef aan hoe je er mee omgaat!
4. Geef je collega’s niet meer vrijheid dan jij zelf aankan om weg te geven!
5. Als je met commentaren werkt, geef dan (naast punt 2) ook aan hoe je dat wil doen:

                     - Gewoon plaatsen in de aanname dat alles verwerkt/geaccepteerd wordt

                      - Plaatsen en zaken worden wel of niet geaccepteerd.

                      - Of je in-line gaat reageren op een comment (en dus een gesprek opstart) of dat je enkel ‘ja’ of ‘nee’ zegt door het wel of niet te verwerken.

                      - Of je, als een comment verwerkt is, de maker van de comment de comment afsluit of dat de vrager/schrijver dat doet.

                      - Of die persoon dat doet door op ‘thread oplossen’ of op ‘thread verwijderen’ te klikken. De eerste is nuttig als je wilt voorkomen dat andere dezelfde vraag                        nogmaals gaan stellen. De tweede als er iets instaat waarvan je niet wil dat anderen het lezen.

6. Je kunt ook tijdens het proces van methode en manier van samenwerken wisselen. Geef dat wel duidelijk aan en realiseer je dat dit een gevoelig onderwerp kan zijn; als je mensen eerst gevraagd hebt om samen te schrijven worden ze vaak praktisch en emotioneel ook eigenaar. Als je vervolgens aangeeft dat je naar track changes overgaat ontneem je ze dus dat eigenaarschap. Dat kan uiteraard, maar wees je bewust van de mogelijke emoties, geef het beleefd aan, leg uit waarom en bedank ze voor de fase ervoor.

Hopelijk helpen deze tips je bij het samenwerken in Word.