.png){kind=spacer}
Het Zwitsers zakmes kennen we allemaal; een voorwerp klein genoeg om in de broekzak te dragen met erg veel handige functies erin. Het kan veel dingen maar doet die dingen niet altijd even goed. Je krijgt met een Zwitserszakmes een suite aan mogelijkheden.
Het voorwerp rechts kennen waarschijnlijk minder mensen, het is een bananen-snijder. Een zogenoemde unitasker. Een voorwerp dat maar voor één taakgemaakt is. Je hebt er niets aan totdat je die ene taak uit gaan voeren. Maar als het goed is doet het die ene taak nu wel heel erg goed. Daarom noemen we hem ook vaak best of breed.
Unitaskers worden vaak uitgelachen. Als je deze bananensnijder tegenkomt in de la bij je ouders zul je waarschijnlijk grinniken en jezelf afvragen waarom ze het niet gewoon met een keukenmes doen, of als je onderweg bent, met het Zwitsers zakmes.
En toch kunnen unitaskers nuttig zijn. In het geval van de lade van je ouders is duidelijk dat er geen ‘businesscase’ is voor deze specifieke unitasker.
Als je elke dag voor 1000 mensen fruitsalade moet maken kan dat al anders liggen.
Omgekeerd; als je een dag gaat klussen op locatie vertrek je niet van huis met enkel een Zwitsers zakmes in je broekzak maar neem je een gereedschapskist mee met daarin uiteraard een schroevendraaier. Ja er zit een schroevendraaier in je zakmes (multitasker) maar die is niet zo goed als een echte schroevendraaier (unitasker). De schroevendraaier van je zakmes gebruik je als je ‘even snel’ iets wil doen. Daarmee wint in dit geval de unitasker het dus van de multitasker.
Het Zwitsers zakmes kun je zien als een ICT-suite, bijvoorbeeld AFAS.
Zo’n suite heeft veel functionaliteiten in zich. Deze functionaliteiten beperken zich vaak tot de kernfunctionaliteiten van de verschillende processen en, omdat de suite veel dingen moet kunnen is het onderwater vaak een generieke proces-engine waardoor het, net als het zakmes, niet altijd even goed is in die specifieke taken dan wel deelprocessen. Let op, ik zeg niet dat suites slecht zijn, enkel dat, omdat ze veel processen ondersteunen, ze niet altijd super goed zijn in al die individuele subprocessen/taken.
De bananen snijder rol wordt ingevuld door de specifieke taakgerichte applicaties. Applicaties dus die maar voor één taak of deelprocesgemaakt zijn.
Dit is waarom de chatfunctie van Teams minder handig is dan Whatsapp. Teams is begonnen als videobellen en daarna uitgebreid. Whatsapp is begonnen als chat en daarna uitgebreid naar bellen.
Dat we vaak toch de chat functie van Teams gebruiken komt doordat je bij Teams integratievoordelen krijgt van de suite; integratie met je bestanden, mensen vinden, teams maken, single sign-on etc. etc. terwijl Whatsapp altijd op zichzelf staat. Wil je eencommunicatiekanaal met de buren opzetten dan verdwijnen al die voordelen vanTeams en wint Whatsapp (of als je een beter alternatief wilt; Signal) het al snel.
Zeker als je de suite al hebt, waarom zou je dan nog betalen voor een extra best of breed oplossing? Het antwoord zit ‘m in de businesscase.
Bij het gebruik van meerdere unitaskers win je vaak tijdtijdens het uitvoeren van de handeling maar verlies je tijd bij het schakelen(door gebrek aan integratie bijvoorbeeld). Als de gewonnen tijd het wint van de schakeltijd is er een business case. Het voorbeeld van de bananensnijder sprak daar al van.
Ook kan het zijn dat je de taak beter moet kunnen uitvoeren dan dat de suite hem kan uitvoeren. Als voorbeeld zie je nu bijvoorbeeld veel organisaties die naast de werving-module van AFAS nog een specifieke werving applicatie aanschaffen. Hoewel dat dus extra geld kost kan er een businesscasezijn omdat, door de huidige personeelskrapte, de generieke functionaliteit van AFAS niet meer voldoende onderscheidend vermogen oplevert. In dit geval is het belang van de taak dus zo sterk toegenomen dat de overstap van een reeds betaalde multitasker naar een unitasker de moeite waard kan zijn; er is weer een businesscase.
Dit is eigenlijk de omgekeerde variant van het voorgaande punt. Wat we nog wel eens zien gebeuren is dat interne specialisten op een onderwerp binnen een organisatie, bijvoorbeeld een werving specialist, meer onderscheidend vermogen of efficiëntie zoekt dan dat de suite native levert. Ze ontgroeien de suite als het ware. In zo’n geval kan de neiging ontstaan om zwaar in te zetten op configuratie (een vorm van maatwerk). Dit kan leiden tot mooie resultaten maar heeft als potentieel nadeel dat er vaak veel tijd in gaat zitten hetgeen niet helpt met wendbaarheid en kosten.
Voorkomen van hoge integratiekosten
Een nadeel van best of breed is dat processen vaak niet beperkt zijn tot die ene applicatie maar over meerdere applicaties heen lopen. Dit betekent dat zowel brondata als proces-status-informatie uitgewisseld moeten worden tussen die verschillende applicaties. Zelfs in het optimistische scenario dat dit niet handmatig hoeft te gebeuren maar geautomatiseerd kan, kost het vaak nog erg veel geld en beheers-kracht om gaande te houden. Het goede nieuws is dat het vaak minder energie kost dan een decennium terug dankzij steeds verder gestandaardiseerde API’s maar toch, het kost altijd meer energie dan binnen een Suite waarbij je dit ‘gratis’ krijgt.
Als je eenmaal zelf bent gaan configureren ben je ook nog eens vaak het wiel opnieuw aan het uitvinden terwijl er al lang een product is dat deze specifieke taak handiger uitvoert dan jij als specialist ooit kon verzinnen. Dat gespecialiseerde product is immers gemaakt door mensen die niets anders doen en helemaal maf zijn op dat ene specifieke proces, vaak samen met hun hele klantenpopulatie. Jij als eenzame specialist zult waarschijnlijk niet snel een betere oplossing verzinnen als dat zij als collectief dat kunnen.
In dat geval ben je dus tijd en geld aan het besteden aan het maken van een waarschijnlijk inferieure oplossing.
De grote vraag is en blijft; hoe belangrijk is dit proces voor je voortbestaan?
Over het algemeen geldt de richtlijn dat je op de kern van je bedrijf, het proces waar andere bedrijven of consumenten je voor betalen, onderscheidend vermogen nodig hebt. Hiervoor wil je dus of een gespecialiseerde applicatie gebruiken of, als die er niet is, maatwerk.
Op die onderdelen van je bedrijf die je wel met ICT moet ondersteunen maar die geen onderscheidend vermogen opleveren (denk aan financiën) geldt dat je er niet slecht in kunt/mag zijn maar dat je ook niet noodzakelijkerwijs mikt op excellent. In dat geval mik je dus op goed genoeg en is een suite logischer. Gebruik dan wel de standaard inrichting en begin niet al met eindeloos configureren.
Neemt de druk in de markt toe en is ‘goed genoeg’ niet meer genoeg? Dan kun je weer denken aan een specialist. Maar werk juist dan alstublieftnog steeds businesscase gebonden.
.png)